Formální dopis v angličtině

Za formální dopis neboli anglicky Formal letter můžeme považovat dopis, jehož adresátem je osoba, ke které chovám formální respekt, např. učitel, úředník, starosta nebo nadřízený. Na rozdíl od neformálního dopisu je v tomto případě zcela nevhodné použití hovorových výrazů, stažených tvarů nebo frázových sloves. Naopak je velmi žádoucí zapojení formálních slovních obratů, velké množství spojovacích výrazů a také adekvátní ekvivalent v podobě formálního synonyma. V praxi se s tímto typem dopisu můžete setkat například v komunikaci s obchodními partnery, při podávání žádosti nebo naopak stížnosti.

Jazyk

Pro formální styl  jsou charakteristické formální výrazy. Rozhodně není vhodné používat hovorové nebo vulgární výrazy, stejně tak je dobré se vyhnout staženým tvarům a frázovým slovesům.  

Struktura

Struktura formálního dopisu je obvykle následující:

• Adresa odesílatele a příjemce - Sender´s address and recipient´s address
• Datum - Date
• Oslovení - Salutation
• Obsah - Content
• Rozloučení - Complimentary close
• Podpis - Signature

Adresa odesílatele a příjemce

Adresa odesílatele se píše do pravého horního rohu. Adresa příjemce se píše pod adresu odesílatele, ale nalevo.

Datum

Datum je u formálního dopisu vyžadováno. Umístěte jej do pravého horního rohu dopisu ve tvaru: 17 November, 2020. 

Oslovení

Na začátku formálního dopisu použijte oslovení, které by se mělo nacházet v levé části dopisu a které dává jasně najevo, komu je dopis určen. Oslovení se odlišuje podle toho, zda znáte konkrétního adresáta či nikoli. V případě, že znáte jméno adresáta, použijte zkrácenou formu oslovení následovanou jménem.

Pokud jde o muže, používá se zkratka Mr, pro vdanou ženu Mrs, pro svobodnou ženu Miss. Pokud nevíte, můžete použít Ms. Oslovení by mělo tedy v případě muže, jehož jméno znáte, vypadat takto: Dear Mr + příjmení a v případě ženy, kterou znáte: Dear Mrs + příjmení.

V britské angličtině se zkratka Mr, Mrs nebo Ms píše bez tečky, na rozdíl od americké angličtiny, kde se tečka píše. V případě, že adresáta neznáte, použijte oslovení v nezkrácené podobě. Víte-li, že adresátem je muž, zvolte oslovení Dear Sir, v opačném případě Dear Madam. Pokud nevíte, jakého je adresát pohlaví, například v úředním dopise, můžete zvolit oslovení Dear Sir or Madam nebo také Dear Sir/Madam. 

V obchodním styku se často ještě před oslovením uvádí zákazníkovo číslo, číslo objednávky atd. Kromě toho je možné v dopisu uvést ještě "Věc", čemuž v emailové korespondenci odpovídá "Předmět" neboli Subject.

Užitečné fráze:

Obsah

Následující a zásadní částí formálního dopisu je samotný hlavní text, který je nejdelší a vyjadřuje samotnou podstatu dopisu. Samotný text dopisu rozdělujeme na představení se a uvedení důvodu, proč dopis píšeme. Mezi nejčastější úvodní věty formálního dopisu řadíme:

• Představení se - Introduction/Opening paragraph
• Důvod - Purpose
• Závěr - Conclusion/Closing paraghraph

Užitečné fráze:

Rozloučení

Důležitou součástí formálního dopisu je rozloučení, které může mít různé podoby, opět ale využívá formální fráze. Pokud jste na začátku dopisu napsali oslovení se jménem, jako Dear Mr Smith, pozdrav na rozloučenou na konci dopisu bude Yours Sincerely. Pokud jste použili pozdrav beze jména jako Dear Sir or Madam, výraz který napíšete při rozloučení bude Yours Faithfully.

Užitečné fráze:

Podpis

Podpis uzavírá formální dopis, měl by být dobře čitelný a oddělitelný od předešlého textu volným řádkem. Nachází se zpravidla nalevo, pod závěrem dopisu.